Nicht jede Aufgabe braucht das größte Modell. Ein einfacher Check, mit dem sich unnötige Komplexität früh vermeiden lässt. Hier ein Beispiel:

Der Schlüsseldienst XYZ mit 3 Personen und einer Bürohilfe, die halbtags arbeitet, führt eine KI zur Auftragsannahme und Terminierung für einen nicht geringen Betrag ein.
Die Termine werden durch einen KI Agenten kategorisiert und die Termine im Kalender werden durch sie gefüllt.

1. Die KI nimmt Aufträge an, die wirtschaftlich oder fachlich ungeeignet sind

• Sie kennt möglicherweise nicht ausreichend worauf der Betrieb tatsächlich spezialisiert ist und welche Tätigkeiten ausgeklammert werden müssen.
• Sie kategorisiert die Aufträge nicht oder nicht richtig, so dass die Einsätze vom erwarteten Arbeitseinsatz und Erlös zu niedrig unrentabel sind.
• Die Auftragsdaten sind zu unspezifisch. Trotz korrekt laufender Terminierung muss immer einer der Fachleute zurückrufen, um konkrete Informationen einzuholen.

2. Die KI ignoriert reale Kapazitäten der drei Mitarbeiter

• Im Kalender sieht ein Termin frei aus, aber ein Monteur benötigt Fahrzeit, muss Ersatzteile holen.
• So können beispielsweise drei Termine gleichzeitig vergeben werden, obwohl nur ein Mitarbeiter die nötige Kompetenz für eine bestimmte Schließanlage besitzt.
• Die Termine werden örtlich nicht angepasst, so dass höhere Fahrtaufwendungen und zeitliche Verzögerungen entstehen.
• Sie haben nur eine Basisversion eines KI-Agenten abonniert. Es entsteht trotzdem erheblicher Aufwand bei der Koordination der Aufträge zwischen den Mitarbeitern.

3. Probleme werden durch KI gar nicht gelöst

• Trotz Einführung eines KI-Agenten haben sie nicht mehr Kunden
• Der Abgleich der Termine und die Arbeit durch die im Kalender befindlichen Termine ist
  schwerer geworden.
• Die Probleme, die sie lösen wollten, sind eher ein strukturelles Problem des Unternehmens
• Es melden sich weniger Kunden bei ihnen als bisher.

Tipps:

• Wenn die Auftragslage in einem Kleinunternehmen gut ist, überlegen sie, ob sie eine erhöhte Auftragslage auffangen können.
• Befragen sie ihre Kunden, was diese von der Idee halten. Welche Serviceleistungen ersetzen sie gegebenenfalls, die Ihre Kunden schätzen?
• KI-Assistenten dienen auch dazu, Neukunden für ihr Unternehmen zu interessieren. Überlegen sie, wieviel Neukunden sie in ihren Kundestamm integrieren können.